การออกแบบฐานข้อมูลในการวางแผนทรัพยากรในองค์กร การนำแผนทรัพยากรในองค์กรมาใช้ในองค์กรต้องพิจารณาว่า ธุรกรรมสำหรับองค์กรมีความซับซ้อนเพียงใด เนื่องจากการวางแผนทรัพยากรแต่ละองค์กรมีความยืดหยุ่นที่แตกต่างกัน สำหรับรูปแบบที่ง่ายที่สุด เช่น การออกใบส่งของเต็มจำนวนตามใบสั่งซื้อที่ลูกค้าได้สั่งซื้อไปแล้ว หรือการออกใบเสร็จรับเงินเพื่อชำระค่าสินค้าด้วยการชำระเงินเต็มจำนวนในกรณีที่ลูกค้าทยอยชำระเงินจะเป็นรูปแบบที่ซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งรูปแบบอาจมีความซับซ้อนหลายระดับ (Many-to-Many)
เนื่องจากรูปแบบการทำธุรกรรมของคนไทยมักเป็นไปตามวัฒนธรรมการซื้อขายของชาวเอเชีย ซึ่งผู้ขายมีแนวโน้มที่จะยืดหยุ่นต่อลูกค้าได้มาก โดยต้องแบกรับภาระปัญหาด้วยตัวเอง เนื่องจากความรู้สึกของลูกค้าสำคัญกว่าการทำงานในกระบวนการหรือกรอบที่เป็นระบบจะเห็นได้จากสถานการณ์เหล่านี้เช่น
- การสั่งซื้อสินค้าจำนวนมาก และจ่ายเงินสดโดยขอราคาพิเศษ
- การยกเลิกใบสั่งซื้อกลางคัน ทั้งที่มีการทยอยส่งสินค้าแล้ว
- การกำหนดเงื่อนไขการวางบิล ก่อนที่จะชำระเงินที่หลากหลาย
- การทยอยชำระหนี้
- การรับเช็คค้ำประกันหนี้ก่อนส่งของ เพื่อป้องกันหนี้กลายสูญ
- การรวมบิลจ่ายชำระด้วยเช็คใบเดียว
หากการวางแผนทรัพยากรขององค์กรที่มีอยู่สามารถรองรับได้ก็จะช่วยให้การบันทึกรายการทำได้สะดวก ไม่งั้นต้องหาวิธีประยุกต์ใช้ให้ได้ผลเท่าที่จะทำได้ นอกจากการทำงานที่ซับซ้อนในกระบวนการทางลัดแล้วยังเป็นเรื่องปกติเช่นกระบวนการสั่งซื้อ บางครั้งก็เริ่มต้นด้วยใบขอซื้อ (Purchase Requisition – PR) บางครั้งก็เริ่มด้วยการออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order – PO) หรือบางครั้งก็ไปซื้อ แล้วได้เอกสารใบแจ้งหนี้ (invoice) มาโดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนต่าง ๆ การวางแผนทรัพยากรองค์กรแบบยืดหยุ่น (Flexible ERP) ซึ่งจะสามารถรองรับทั้งกรอบ และรองรับการใส่ของตรงกลาง แต่ยังสามารถตรวจสอบได้ทุกรายการ
เทคโนโลยีการเชื่อมต่อที่ใช้ในการวางแผนทรัพยากรในองค์กร การเชื่อมโยงการวางแผนทรัพยากรในองค์กร กับระบบอื่น มีหลายวิธีในการดำเนินการ ดังนี้
- การเชื่อมโยงกับไฟล์ข้อความหรือ text file (เท็กซ์ไฟล์ ) คือการนำเข้าและส่งออกข้อมูล การส่งไฟล์ในรูปแบบพื้นฐานซึ่งใช้กันมายาวนาน
- เชื่อมโยงด้วยไฟล์ ที่รับรู้ชนิดของข้อมูล (data type) เอ็กซ์เซล (xls) ดีบีเอฟ (dbf)